「上司は『メモ』で仕事をすすめなさい」大和出版

30年以上、弁護士として、法律事務所の経営者として活動してきた著者がメモを活用した仕事法を伝授する。

記憶は「目に8割、耳に2割」と言われる。メモという形で目に焼きつける情報の方が、口頭で伝える情報よりも記憶の定着性が高い。著者の事務所には弁護士が12人、秘書が9人、スタッフが10人いるが、仕事をスムーズに、間違いなく処理するために、すべての指示をメモで伝えるシステムを取っているという。

著者は、スタッフが退社してから翌朝までの間に、スタッフがやるべき仕事の指示や連絡事項をテープレコーダーに吹き込む。朝、担当秘書がそれを聞いて文章化し、案件ごとに用紙を切り取って担当者に配布する。それぞれの指示を処理した担当者は、「連絡ノート」に報告、連絡、相談を書き込み、著者に戻す。指示メモと連絡ノートのやり取りで、仕事をこなす仕組みは、能率を格段に高めるという。

業務の進捗状況をにらんで、「○○の件はどうなっていますか。至急着手のこと」といった“プッシングペーパー”を出すこと、場合によって「よかったね」「お疲れさん」などの言葉を加える心配りをすることなど、メモを中心にしながら、仕事をうまく回すための細かなノウハウを示す。

まえがき　多忙な私がメモを駆使する三つの理由

序章　上司の仕事は一枚のメモで劇的に変わる

• だから、私は「メモ魔」になった
• 書くことで“次の一手”が早く打てる
• メモは人生を成功に導く

第1章　「指示メモ」システムがチームに革命を起こす

• 上司はメモで指示を与えなさい
• 部下もチームも自由自在に動かす（高井流）指示メモシステム
• 指示メモを使うと効率とスピードが上がる
• 肉声には瞬発力、メモには持続力がある
• その書き方は、読み手の目線に合っているのか？
• 「プッシング・ペーパー」で即時即刻に処理させる
• ひと言の気配りで部下のやる気に火をつける
• ミスを防ぐ仕組みを必ずひとつはつくっておく
• 上司は「思いつき」でものをいってはいけない

第2章　「書かせるマネジメント」で部下を育て、チームを動かす

• 1日3回部下から伝達事項を書かせる
• 「連絡ノート」にきちんと書かせる方法
• 部下からの「提案」が組織の硬直化を防ぐ
• 「書くのが苦手」「まとめ下手」は部下への指導法
• 書かせたメモに部下の「ホンネ」が隠れている

第3章　メモを使いこなしてアタマと仕事をスッキリ片づける

• 的確なメモの取り方―すべての基本は「キーワード」にある
• 「何を書いたっけ？」というミスをなくす
• 「見直し」「見返し」をしないと宝の持ち腐れになる
• 整理されないメモはゴミと変わらない
• メモを取って膨らむ情報、膨らまない情報
• 文字だけがメモではないー「色分け」「図解」の方法
• メール、FAXなどのハードにとらわれない
• 会議のカギは事前準備にありー説得・根回し・事前工作のメモ
• 「想定の範囲内」に収めるートラブル処理のメモ
• うかつな処理が取り返しのつかない大事件になる

第4章　このやり方、発想で仕事の質とスピードが2倍になる

• 時間を制する上司、時間に振り回される上司
• 予定をしっかり組から質の高い仕事ができる
• 変化に乗り遅れないために、スピードを上げる

第5章　メモがあなたの可能性を無限に広げる

• 「学びのメモ」で上司としてもワンランクアップする
• どんなに頑張っても成果が出ないのには理由がある
• 「聞いたこと」を自分のものにするー講義、講演、会議、セミナーでのメモ
• 大勢の前でスムーズに、堂々と話すー講演、スピーチのときのメモ
• わずか数秒の手間が部下の心をつかむ
• ビジネスの財産、人脈の貯金をつくる